Bibliotheken verleiden: Stel je boek beschikbaar aan bibliotheken

Geschreven door Wouter Vink

Het spreekt voor zich dat je er alles aan zult doen om je boek bij zo veel mogelijk boekhandels in de schappen te krijgen. Hoe meer boekhandels je boek te koop aanbieden, hoe meer naamsbekendheid dit jou en je boek oplevert en hoe meer geld je hierdoor uiteindelijk zult verdienen.

In hoofdstuk 8 leggen we je uit waar je allemaal rekening mee moet houden als je dit voor elkaar wilt krijgen. Er bestaat echter nog een ander kanaal dat minstens net zo geschikt is om je boek bij je doelgroep onder de aandacht te brengen, dat je dan ook niet over het hoofd mag zien: de bibliotheek.

Als je boek beschikbaar is in de bibliotheek, kun je ervan uitgaan dat je in hoog tempo een groter publiek opbouwt. Het lidmaatschap van een bibliotheek is relatief goedkoop en kost ongeveer evenveel als de aankoop van twee boeken, waardoor de drempel om een boek te lenen voor veel mensen lager is dan de drempel om een boek te kopen.
 

Met een boek dat zowel beschikbaar is in de boekhandel als in de bibliotheek, bereik je dus niet alleen meer mensen, maar kun je ook degenen bereiken die je boek anders niet zouden hebben gelezen omdat zij de prijs te hoog vonden. Als je het ons vraagt, is dit reden genoeg om de bibliotheek van het bestaan van je boek op de hoogte te brengen en dat is precies waar we je in dit hoofdstuk bij gaan helpen.

In dit hoofdstuk leren we je hoe je ervoor kunt zorgen dat je boek door bibliotheken wordt ingekocht. Je leert zowel waar bibliotheken bij het inkopen van boeken op letten, als welke stappen je moet zetten om ervoor te zorgen dat jouw boek bij de bibliotheek – en uiteindelijk bij je doelgroep – terechtkomt.

Voordat we daar op ingaan, zullen we je wat achtergrondinformatie geven over de organisatiestructuur van openbare bibliotheken in Nederland, zodat je beter begrijpt hoe dit systeem in elkaar zit.

Organisatiestructuur bibliotheeklandschap

De Nederlandse openbare bibliotheken zijn al jaren verenigd in de Vereniging van Openbare Bibliotheken, ofwel de VOB. Deze branche- en werkgeversorganisatie behartigt de belangen van maar liefst 170 openbare bibliotheken, waarvan de meeste verschillende vestigingen hebben. De VOB gaat bijvoorbeeld in gesprek met overheden over wet- en regelgeving die bibliotheken raakt, onderhoudt het contact met de landelijke en regionale politiek en is verantwoordelijk voor de totstandkoming van gemeenschappelijke afspraken tussen bibliotheken.

De Openbare Bibliotheek Amsterdam, die ook wel bekendstaat als de OBA, is de grootste bibliotheek van Nederland. Een andere bekende bibliotheek is de Koninklijke Bibliotheek, die gevestigd is in Den Haag en die het Depot van Nederlandse Publicaties beheert. Hierin worden vrijwel alle publicaties opgenomen die sinds 1974 door Nederlandse uitgevers zijn uitgebracht: van boeken tot tijdschriften en van kranten tot rapporten.

In 2015 heeft de Koninklijke Bibliotheek drie andere organisaties ingelijfd, namelijk het Sectorinstituut Openbare Bibliotheken, de Stichting Bibliotheek.nl en de stichting Digitale Bibliotheek voor de Nederlandse Letteren. Met behulp van hun kennis en expertise gaat de Koninklijke Bibliotheek het Nederlandse bibliotheeklandschap in de komende jaren digitaliseren.

Een andere belangrijke speler op de markt van bibliotheken is de Nederlandse Bibliotheek Dienst, die ook wel bekendstaat als de NBD of als NBD Biblion. Dit is een samenwerkingsverband tussen openbare bibliotheken, uitgevers en boekhandelaren, dat het werk van openbare bibliotheken op verschillende niveaus ondersteunt.

NBD Biblion draagt bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid voor het selecteren en recenseren van boeken en andere informatiedragers, zoals cd-roms en dvd’s, en voor het uitleenklaar leveren hiervan aan openbare bibliotheken en schoolmediatheken. Met uitleenklaar leveren bedoelen we dat NBD Biblion je boek van extra versteviging en van een titelbeschrijving en rugetiket voorziet, zodat het na ontvangst meteen in de collectie van bibliotheken kan worden opgenomen en geschikt is voor jarenlang gebruik.

Zoals je misschien al hebt begrepen, is dit de organisatie waar je moet aankloppen als je wilt dat de leden van bibliotheken je boek kunnen lenen. NBD Biblion faciliteert het inkoopproces en is als het ware verantwoordelijk voor de basiscollectie waar bibliotheken vervolgens hun eigen collectie uit kunnen samenstellen.

NBD Biblion recensies

Wil je ervoor zorgen dat je boek beschikbaar is in de bibliotheek? Dan moet je contact opnemen met NBD Biblion. NBD Biblion verzorgt namelijk de zogenaamde aanschafinformaties, die beter bekendstaan als recensies.

De inkopers van bibliotheken, die met een duur woord ‘collectioneurs’ worden genoemd, gebruiken deze recensies om te bepalen welke boeken geschikt zijn om aan de collectie van hun bibliotheek toe te voegen. Daarnaast verschijnen deze recensies op de websites van bibliotheken, dus een positieve recensie kan je ook op deze manier meer verkopen opleveren.

De term ‘recensie’ klopt eigenlijk niet helemaal, want de aanschafinformaties zijn normaal gesproken niet langer dan honderd woorden. Dit is een bewuste keuze, want bibliothecarissen moeten iedere week een paar honderd van deze teksten kunnen doornemen.

Jaarlijks worden er zo’n 17.000 boeken door NBD Biblion gerecenseerd, dus dat zou betekenen dat bibliotheken per week meer dan driehonderd aanschafinformaties ontvangen om te beoordelen. De recensies moeten dus wel kort en bondig zijn en bevatten daarom vooral inhoudelijke informatie.

Meestal bestaan ze uit een korte samenvatting van de inhoud en een beargumenteerde mening van de recensent. Soms staat er ook iets in over de uitvoering van het boek, bijvoorbeeld als het een leeslint heeft, of over de auteur, met name wanneer die bekend is.

Vernietigende recensies komen niet vaak voor, maar je boek kan wel degelijk negatief worden beoordeeld. Schrikt dat je niet af en kun je niet wachten om je boek bij NBD Biblion aan te melden? Dan zullen we je nu vertellen wat je daarvoor moet doen.

Zodra NBD Biblion je recensie-exemplaren heeft ontvangen, worden deze gescreend door de redactie Media Aanbod om te bepalen of je boek voor aanbieding in aanmerking komt. Niet alle boeken zijn geschikt en daarom behoudt NBD Biblion zich het recht voor om je boek af te wijzen en niet te laten recenseren.

Als je boek niet in behandeling wordt genomen, kan dat verschillende oorzaken hebben. De kwaliteit van een boek vormt een belangrijk selectiecriterium voor NBD Biblion, maar je boek kan bijvoorbeeld ook worden geweigerd als het een beperkte doelgroep heeft en weinig kans maakt om ingekocht te worden door bibliotheken. Dat gebeurt bijvoorbeeld vaak bij boeken die alleen van lokaal belang zijn en bij poëzie, vakliteratuur, verhalenbundels en wetenschappelijke uitgaven.

Ook boeken met onderwerpen waar al vaak over is geschreven, zoals boeken over bekende historische personen, maken minder kans om goedgekeurd te worden. Heb jij de pech dat je boek niet wordt geselecteerd, dan worden de recensie-exemplaren binnen enkele weken na ontvangst geretourneerd met een korte vermelding van de weigerreden.

Als je boek na een aantal weken nog niet is geretourneerd, kun je ervan uitgaan dat het de screening is doorgekomen en dat NBD Biblion het de moeite waard vindt om in het aanbod op te nemen. Dat wil nog niet zeggen dat je boek positief beoordeeld zal worden, maar het wordt in ieder geval gerecenseerd door één van de ruim zevenhonderd externe recensenten waar NBD Biblion mee samenwerkt.

Deze recensenten hebben stuk voor stuk hun eigen specialiteit en komen uit alle hoeken van de samenleving: van dichters tot kunsthistorici en van paleontologen tot computerprogrammeurs. De redactie Media Aanbod koppelt je boek aan de recensent die het best gekwalificeerd is om het te beoordelen. Hij of zij krijgt vervolgens twaalf dagen de tijd om een aanschafinformatie te schrijven en om te beoordelen in hoeverre je boek interessant is voor bibliotheken.

De uiteindelijke recensie wordt samen met een paar honderd andere recensies digitaal naar de bibliotheken gestuurd, zodat zij een bestelling kunnen plaatsen. NBD Biblion verzamelt de orders die door bibliotheken worden geplaatst, om de aangevraagde boeken vervolgens bij het Centraal Boekhuis te bestellen of – als ze daar niet meer op voorraad zijn – bij de uitgevers van deze boeken. De NBD verwacht een inkoopkorting van 45%.

Wanneer NBD Biblion de bestelde boeken heeft ontvangen, worden deze uitleenklaar gemaakt. De oorspronkelijke kaften worden verwijderd en worden machinaal vervangen door stevigere kaften, omdat bibliotheekboeken over het algemeen behoorlijk wat te verduren krijgen. Ook wordt er een flap met informatie over het boek toegevoegd, die meteen zichtbaar is als het boek wordt geopend: het zogenaamde ‘boekhoekje’.

Eigenlijk zorgt NBD Biblion ervoor dat er niets meer met de boeken hoeft te gebeuren nadat deze in de bibliotheek zijn gearriveerd, zodat ze meteen op de juiste plaats kunnen worden neergezet en uitgeleend kunnen worden.

Aan non-fictieboeken wijst NBD Biblion een zogenaamde SISO-code toe. SISO staat voor ‘Schema voor de Indeling van de Systematische catalogus in Openbare bibliotheken’ en is een classificatiesysteem waarbij ieder non-fictieboek een nummer krijgt, dat zowel aangeeft tot welke categorie het behoort als waar het geplaatst moet worden. Het enige wat bibliotheken zelf doen, is het aanbrengen van een stempel in de ontvangen boeken en het koppelen van deze boeken aan hun uitleensysteem.

De diensten van NBD Biblion zijn helaas niet gratis. De boekhandelskorting die auteurs aan NBD Biblion verlenen, wordt doorberekend aan bibliotheken, maar daar staat tegenover dat zij de kosten voor het uitleenklaar maken – de inwerkkosten – moeten betalen.

Hierdoor betaalt een bibliotheek normaal gesproken iets minder dan de verkoopprijs voor een boek. Als een boek een lage verkoopprijs heeft en bijvoorbeeld €7,50 kost, kan het gebeuren dat een bibliotheek meer betaalt dan de consument, omdat de boekhandelskorting dan niet opweegt tegen de inwerkkosten.

NBD Biblion is trouwens niet de enige instelling waar bibliotheken zaken mee doen. Er bestaan ook andere distributeurs van bibliotheekboeken, zoals het Belgische MedioEurope, maar NBD Biblion is verreweg de grootste en dus de interessantste.

Aangezien een recensent maar twaalf dagen de tijd krijgt voor het schrijven van een recensie, zou je verwachten dat je niet zo lang op een reactie hoeft te wachten. Helaas valt dat in de praktijk vies tegen.

Volgens de gegevens van NBD Biblion duurt het vanaf het moment waarop de recensie-exemplaren zijn ontvangen twee tot drie maanden voordat je bericht krijgt van een eventuele eerste order. Deze order ontvang je tegelijkertijd met een bewijsexemplaar van de recensietekst.

Dit is een spannend moment, want een positieve recensie levert je normaal gesproken meer verkopen op. In de regel geldt dat hoe positiever een recensie is, hoe meer exemplaren er worden ingekocht. Het verschil tussen een positieve en een negatieve recensie kan je soms wel honderden verkopen schelen.

Ben je niet tevreden met de uiteindelijke recensie, bijvoorbeeld omdat deze volgens jou fouten bevat, een vertekend beeld geeft van de inhoud van je boek of omdat het einde van je boek wordt verklapt? Dan kun je dit binnen een half jaar na publicatie van de recensietekst aankaarten volgens de bezwaarprocedure waar je op de website van NBD Biblion meer informatie over vindt.

Als je bezwaar gegrond wordt verklaard, kan NBD Biblion de verantwoordelijke recensent bijvoorbeeld vragen om de recensie aan te passen of een andere recensent opdracht geven om je boek te recenseren. Maak je bezwaar tegen een recensie, dan krijg je uiterlijk zes weken na ontvangst van je klacht een inhoudelijke reactie.

Wordt je boek in de collectie van bibliotheken opgenomen en dus uitgeleend? Dan ontvang je voor iedere uitlening een zogenaamde leenrechtvergoeding. Deze vergoedingen worden bij bibliotheken geïncasseerd door Stichting Leenrecht en worden vervolgens via verschillende verdeelorganisaties aan de rechthebbenden uitgekeerd.

De verdeelorganisaties die voor jou het belangrijkst zijn, zijn Stichting Lira en Stichting PRO. Stichting Lira keert leenrechtvergoedingen uit aan auteurs en Stichting PRO aan uitgevers. Wanneer je je boek zelf uitgeeft, ontvang je dus leenrechtvergoedingen van beide partijen.

De hoogte van deze vergoedingen hangt af van de verkoopprijs van je boek, van het aantal auteurs dat eraan heeft meegewerkt en van het aantal uitleningen. Bibliotheken zijn wettelijk verplicht om het aantal uitleningen bij te houden, maar hoeven stichtingen als Lira en PRO in principe niet te vertellen hoeveel exemplaren zij van welke boeken hebben uitgeleend. Toch doet plus minus 90% van de bibliotheken dat.

Het leenrechtstelsel is in het leven geroepen omdat auteurs en uitgevers inkomsten mislopen als hun boek beschikbaar is in de bibliotheek. De kans dat iemand die je boek in de bibliotheek leent dit ook nog eens in de boekhandel koopt, is namelijk klein. Stichtingen als Lira en PRO zorgen er dus voor dat de gederfde inkomsten van auteurs en uitgevers worden gecompenseerd.

Als je je boek zelf uitgeeft, hoef je geen contact op te nemen met Stichting PRO, want deze stichting keert de leenrechtvergoedingen automatisch uit. Stichting Lira stelt het wel op prijs als je je via de website aanmeldt, maar als je dat vergeet is dat niet erg. Stichting Lira is namelijk wettelijk verplicht om ook aan degenen die niet zijn aangesloten leenrechtvergoedingen uit te keren.

Illustratoren en grafisch vormgevers kunnen aanspraak maken op leenrechtvergoedingen bij Stichting Pictoright, door zich eenmalig gratis aan te melden op de website van deze stichting.

Waar letten bibliotheken op?

Als je boek is geaccepteerd door NBD Biblion is dat reden voor een feestje, maar dan ben je er nog niet. Je boek moet natuurlijk ook nog worden ingekocht door bibliotheken en zal uiteindelijk moeten worden uitgeleend. Daarom gaan we je nu vertellen waar bibliotheken bij het inkopen van boeken op letten en hoe je ervoor kunt zorgen dat jouw boek niet aan hun aandacht ontsnapt.

Bibliotheken kunnen niet alle 17.000 titels die NBD Biblion jaarlijks aanbiedt inkopen, dus er moet een selectie worden gemaakt. De recensies van NBD Biblion spelen daarbij een belangrijke rol en vormen voor veel bibliotheken een leidraad bij het nemen van beslissingen.

Volgens Tanja de Jong, hoofd van de afdeling Collectievorming bij Bibliotheek Hoorn, realiseren de inkopers van bibliotheken zich wel dat de recensies van NBD Biblion subjectief zijn, maar laten zij zich hier vaak toch door beïnvloeden. Als het om een boek gaat van een debuterende of onbekende auteur, zijn er namelijk weinig andere bronnen waar zij zich op kunnen baseren.

Bij twijfel kunnen inkopers altijd nog het internet, kranten of tijdschriften gebruiken om meer over een boek te weten te komen. Als de recensie van je boek negatief is, betekent dit dus nog niet dat je het wel kunt vergeten. Ziet een bibliotheek potentie in je boek, dan probeert zij waarschijnlijk om op een andere manier aan meer informatie te komen. Zorg er dus voor dat deze informatie beschikbaar is, bijvoorbeeld op je eigen website.

Naast de recensies van NBD Biblion bestaan er een heleboel andere factoren die een rol spelen bij het inkoopproces. De combinatie van deze factoren bepaalt welke boeken bibliotheken inkopen en welke niet.

Verwacht gebruik

Het verwachte gebruik is misschien wel de belangrijkste graadmeter voor de geschiktheid van een boek. Bibliotheken schaffen boeken aan voor hun klanten en proberen daarom in te schatten of een boek regelmatig zal worden uitgeleend. Verwachten zij dat een boek niet gebruikt gaat worden, dan is de kans dat het wordt ingekocht klein – tenzij het perfect binnen de collectie past of om een andere reden niet mag ontbreken.

Actualiteit

Een andere belangrijke factor is actualiteit. Als een boek veel in het nieuws is of als het bij De Wereld Draait Door wordt uitgeroepen tot ‘boek van de maand’, zullen bibliotheken er alles aan doen om dit in huis te hebben. Zorg er daarom voor dat de pers op de hoogte is van het bestaan van je boek.

Het is ook van belang of het onderwerp van je boek actueel is. Als er veel te doen is over bijvoorbeeld hoogsensitiviteit, worden er meer boeken over dit onderwerp aangeboden, maar is er ook meer vraag naar.

Uiterlijk

Het zal je niet verbazen dat bibliotheken ook naar de uiterlijke kenmerken van boeken kijken. Zoals het gezegde ‘don’t judge a book by its cover’ suggereert, mogen boeken eigenlijk niet beoordeeld worden op hun cover. Toch doet iedereen dat en de inkopers van bibliotheken vormen daar geen uitzondering op. Zij proberen te voorspellen wat hun klanten aanspreekt. Als een boek er niet aantrekkelijk uitziet, is de kans groot dat het minder vaak wordt uitgeleend, wat bibliotheken een reden geeft om het niet in te kopen.

Bij kinderboeken is de vormgeving nog belangrijker. Al is de auteur van een boek nog zo bekend – dat zegt een kind niets. Daarom moeten de covers van kinderboeken tot de verbeelding spreken. Bij prentenboeken geldt dat ook voor de tekeningen. Zwart-wittekeningen kunnen schitterend zijn, maar met sombere kleuren loop je het risico dat kinderen je boek links laten liggen.

Helaas is het moeilijk te zeggen wat een cover aantrekkelijk maakt. In hoofdstuk 2 geven we je een aantal richtlijnen, maar het verschilt van bibliotheek tot bibliotheek en van inkoper tot inkoper wat aantrekkelijk wordt gevonden.

Het is in ieder geval verstandig om in de gaten te houden welke trends er op het gebied van vormgeving spelen. Als het in de periode waarin jouw boek verschijnt in de mode is om grote en opvallende typografie te gebruiken, kun je daarop inhaken. Je kunt echter ook buiten de gebaande paden treden en proberen om zelf een trend te zetten. Pak het in ieder geval professioneel aan en laat je cover door een professional vormgeven als je daar zelf geen ervaring mee hebt.

Bekende auteurs hebben het wat dat betreft heel wat makkelijker: zij kunnen het zich veroorloven om alleen de titel van hun boek op de cover te plaatsen en met een beetje geluk komen zij ook weg met een minder aantrekkelijke cover.

Correctheid informatie

Bij het inkopen van boeken letten bibliotheken er ook op of een boek correcte informatie bevat. Je begrijpt vast dat het moeilijk is om dat uit een recensie af te leiden. Bibliotheken gaan ervan uit dat boeken van gerenommeerde uitgevers goed zijn geredigeerd en dat de informatie die hierin staat is gecheckt, dus deze boeken zijn wat dat betreft in het voordeel.

Reputatie uitgever

Het valt niet te ontkennen dat de reputatie van de uitgever belangrijk is, maar dat betekent niet dat je als zelfpublicerende auteur geen schijn van kans maakt. Als je je boek in eigen beheer uitgeeft, moet je het hebben van de kwaliteiten die je boek in andere opzichten heeft. Een bibliotheek gaat dan bijvoorbeeld na of het onderwerp van je boek actueel is, of je boek in het nieuws is geweest en of het een bepaalde leegte in de collectie kan opvullen.

Bij bibliotheken in je eigen omgeving heb je waarschijnlijk sowieso een streepje voor, want veel bibliotheken zien het als hun plicht om boeken van lokale auteurs aan te bieden. Doe daar dus je voordeel mee!

Onderwerp

Ook het onderwerp van je boek kan meespelen in de beslissing van bibliotheken om het wel of niet aan te schaffen. De meeste bibliotheken werken met een zogenaamd collectieprofiel om te bepalen welke boeken zij in welke aantallen aan hun collectie willen toevoegen. Dit is een soort overzicht van de genres en de bijbehorende boeken die een bibliotheek op een bepaald moment in haar bezit heeft en van de gewenste toekomstsituatie. Zo kan een bibliotheek een inschatting maken van de boeken die er moeten worden ingekocht én weggedaan om naar de gewenste situatie te komen.

Bij het samenstellen van de collectie houdt een bibliotheek er onder andere rekening mee dat de collectie in evenwicht is, dat de moeilijkheidsgraad van het beschikbare materiaal past bij het opleidingsniveau van het publiek en dat er verschillende meningen worden geventileerd. Een bibliotheek kan er niet voor kiezen om wel boeken over de PVDA, maar geen boeken over de VVD in haar collectie op te nemen.

Omdat iedere bibliotheek haar eigen collectieprofiel heeft, is het goed mogelijk dat jouw boek wel interessant is voor de ene bibliotheek, maar niet in aanmerking komt om opgenomen te worden in de collectie van de andere bibliotheek.

Schaarste aan ander materiaal

Zoals verteld, zijn bibliotheken sneller geneigd om boeken in te kopen die een bepaalde leegte in de collectie opvullen. Dat is bijvoorbeeld zo als er sprake is van schaarste aan ander materiaal over het onderwerp van je boek. Als jouw boek bijvoorbeeld informatie geeft over een recentelijk ontdekte ziekte waar nog geen andere boeken over zijn verschenen, is alles beter dan niets.

Houdbaarheid

Ook de periode waarin het materiaal naar verwachting van belang zal zijn voor de collectie speelt een rol. In principe schaffen bibliotheken materiaal aan voor een periode van tien jaar, dus als jouw boek informatie bevat die waarschijnlijk snel achterhaald zal zijn, maakt dit je boek minder geschikt als bibliotheekboek.

Dit geldt bijvoorbeeld voor boeken over computergerelateerde onderwerpen, aangezien de ontwikkelingen op technologisch gebied elkaar in hoog tempo opvolgen. Dat betekent niet dat bibliotheken deze boeken niet inkopen, maar de selectie is strenger. Prentenboeken, belastinggidsen en reisgidsen gaan ook geen tien jaar mee, maar omdat bibliotheken deze boeken toch willen aanbieden, worden deze eerder vervangen.

Literaire kwaliteit

Ten slotte letten bibliotheken op de literaire kwaliteit van boeken. Natuurlijk mogen toonaangevende boeken en standaardwerken niet in de collectie van bibliotheken ontbreken, maar waarschijnlijk heb je als zelfpublicerende auteur weinig aan deze informatie.

Tips voor zelfpublicerende auteurs

Waarschijnlijk vraag je je af wat je als zelfpublicerende auteur dan wel kunt doen om je kansen te vergroten. Je moet het namelijk niet van je reputatie als uitgever hebben en de meeste bibliotheken zijn moeilijk te verleiden met promotiemateriaal.

Het is in ieder geval een goed idee om bezwaar te maken tegen de recensie van NBD Biblion als je hier niet tevreden mee bent. Natuurlijk moet je dan wel een gegronde reden hebben, maar omdat de aanschafinformatie je boek kan maken of breken, is het de moeite waard om in actie te komen als deze niet naar je zin is.

Verder is het slim om aandacht aan de cover van je boek te besteden, zoals we je eerder in dit hoofdstuk hebben verteld. De cover kan namelijk worden gezien als het visitekaartje van je boek en bibliotheken proberen in te schatten of deze hun klanten aanspreekt. Als dat zo is, is de kans dat zij je boek inkopen niet alleen groter, maar kunnen zij bovendien besluiten om je boek in de schijnwerpers te zetten – bijvoorbeeld op een presentatietafel. Tot slot willen we je adviseren om te proberen om met je boek in de publiciteit te komen.