Je boekbestanden organiseren in 3 handige stappen

Je bestanden goed organiseren lijkt zoiets simpels, maar is vaak lastig. En dat is een probleem. Want als je bestanden niet goed geordend zijn, is het niet alleen lastig om het juiste bestand terug te vinden, maar maak je ook snel een fout. Zo kun je bijvoorbeeld de verkeerde versie laten drukken en een boek in de brievenbus krijgen waar je niet op had gerekend.

In dit artikel leggen we je uit hoe je je bestanden een handige naam geeft en hoe je ze tijdens het schrijfproces goed organiseert.

Waar gaat het fout?

Je bent bezig met je boek en de eerste naam die je aan je manuscript geeft, is duidelijk: MijnBoek_Concept, of MijnBoek_Versie1. Na de redactieronde sla je je bestand op als MijnBoek_NIEUWSTEVERSIE, en zodra je boek klaar is om gedrukt te worden, sla je het bestand op met MijnBoek _DEFINITIEF.

Logisch, toch?

Maar in sommige gevallen moet het bestand toch nog worden aangepast. Je ontdekt bijvoorbeeld een foutje, of het bestand geeft een foutmelding of waarschuwing in het controlesysteem. Hoe noem je dan het volgende (echt definitieve) bestand? MijnBoek _DEFINITIEF_DEFINITIEF2?

Als wij een bestand met zo’n naam binnenkrijgen begint het ons wel eens te duizelen, want geloof ons, meer dan eens kregen we de verkeerde ‘definitieve’ versie aangeleverd.

Wat je nodig hebt is daarom een systeem waarbij je makkelijk de meest recente versie van je manuscript herkent, en je tegelijkertijd kunt zien in welk stadium je boek zich bevindt. Zo voorkom je fouten, onnodig werk en teleurstellingen.

Je bestanden een naam geven – zo moet het wél

Er zijn verschillende manieren om je bestanden een handige naam te geven die aan alle ‘eisen’ voldoet. Iedereen heeft natuurlijk z’n eigen voorkeuren, maar als je je aan deze drie punten houdt komt het goed:

1.      Kies een logische naam

Houd je bestandsnaam kort, praktisch en duidelijk. Als de titel van je boek lang is, gebruik dan een makkelijke afkorting. Er is geen goed of fout, als jij het maar begrijpt. Nu, over een maand, en over vijf jaar.

Voeg eventueel het woord binnenwerk of cover toe aan de bestandsnaam.

Let op: Open je je document, maar eindigt de bestandsnaam ineens op Autosaved? Dan betekent dit dat je computer het bestand automatisch heeft opgeslagen. Dit gebeurt als je het bestand hebt afgesloten zonder het op te slaan, of wanneer bijvoorbeeld de stroom is uitgevallen.

Open je bestand, bekijk het om er zeker van te zijn dat er niets verloren of veranderd is, en geef het weer de juiste naam.

Wat moet je vermijden?

• Gebruik geen speciale tekens. Deze zorgen vaak voor problemen met je besturingssysteem of software. Speciale tekens zijn bijvoorbeeld haakjes, schuine strepen, uitroeptekens of vraagtekens.
• Gebruik geen punten aan het einde van een bestandsnaam.
• Gebruik geen spaties in een bestandsnaam, ook niet aan het einde.
• Gebruik een laag liggend streepje (_) of hoofdletters als je het makkelijker vindt om de woorden met wat ruimte ertussen te lezen.

2.      Toon de schrijffases in de bestandsnaam

De meeste boeken doorlopen meerdere stadia voordat ze uiteindelijk worden gedrukt. De eerste versies van manuscripten hebben vaak een naam als MijnBoek_Draft1, MijnBoek_Concept1, of MijnBoek_Versie1.

Zodra je klaar bent met je eerste versie, ga je verder met specifiekere versies zoals MijnBoek_Proeflezer, MijnBoek_Proeflezer_herzien (je boek is voorzien van feedback en je hebt de feedback verwerkt).

Maak bij elke nieuwe ronde een kopie en geef deze een passende naam. Op deze manier heb je altijd de vorige versie om naar terug te gaan als er iets misgaat met het bestand. En daarnaast herken je hierdoor snel de verschillende stadia van je boek.

Denk aan alle verschillende stappen in het schrijfproces en bedenk er handige afkortingen bij. Benieuwd welke fasen je allemaal kunt doorlopen? Een voorbeeld in het Engels vind je hier.

Wat je ook doet, noem geen enkele versie van je bestand iets wat met ‘definitief’ te maken heeft. Je boek is bijna nooit definitief.

Vind je ineens een document dat eindigt op (1) of een ander nummer? Dan betekent dit dat het een exacte kopie is van een ander bestand met dezelfde naam. Zoek uit wat het verschil is tussen de twee bestanden en geef elk een eigen naam.

3.      Maak gebruik van versienummers

Heb je verschillende conceptversies? Of gaat je boek van de ene proeflezer naar de andere? Gebruik dan versienummers. Dit kun je op meerdere manieren doen, maar als je consistent bent en een logisch patroon volgt, is er eigenlijk geen goed of fout.

Voorbeeld binnenwerkbestand:

V1_MijnBoek_binnenwerk_20210108 of
MijnBoek_V1

Voorbeeld coverbestand:

V1_MijnBoek_Cover_20210108

‘V1’ staat voor versie 1. Door dit aan het begin van de bestandsnaam te schrijven staan je bestanden automatisch op de juiste volgorde als je de bestanden op naam ordent.

Je bestand opslaan: Maak mappen aan op je computer

Tot slot is het belangrijk om je boek goed op te slaan op je computer. Doe dit door met mappen te werken. Maak een speciale map aan voor je boek en bewaar de mappen het liefst in de cloud of op een harde schijf. Zo zijn je bestanden veilig, ook als je computer crasht, en via de cloud zijn je bestanden altijd toegankelijk, waar je ook bent.

Voor het drukken van je boek hebben we bij Pumbo twee bestanden nodig: een pdf van het binnenwerk en een pdf van de cover. Maak hier aparte mappen voor aan. Je mapindeling ziet er dan zo uit:

Project MijnBoek 2021

Binnenwerk

• V1_MijnBoek
• V2_MijnBoek
• V3_MijnBoek_Proeflezer1
• V4_MijnBoek_Proeflezer1_herzien
• Etc.

Cover

• V1_MijnBoek_Cover
• V2_MijnBoek_Cover
• Etc.

Heb je een geweldig stuk geschreven dat toch geschrapt wordt? Begraaf je ‘gekillde darlings’ dan op een mooi kerkhof, in een aparte map. Misschien wil je ze later nog wel eens een keer opgraven en hergebruiken.

Je kunt eventueel ook je afbeeldingen in een aparte map plaatsen om het overzicht te bewaren.

Check: Voldoet je naam aan de 3 belangrijkste eisen?

✓ De bestandsnaam is duidelijk
Is het duidelijk wat er in dit bestand zit? Begrijpt iemand anders het ook? Snap je het ook nog als je dit document over een paar jaar opnieuw vindt? Is het duidelijk om welke schrijffase of versie het gaat?

✓ De bestandsnaam is kort
Afhankelijk van je computerweergave, wordt een lange naam niet helemaal getoond, en dat is erg onhandig. Heb je een langere naam nodig voor meer duidelijkheid? Gebruik dan kleuren, tags of bestandseigenschappen om de bestanden duidelijker te organiseren

✓ De bestandsbenaming is consistent
Heb je een methode die goed werkt, verander het dan niet meer.

We hopen dat je met deze tips een eigen draai kunt geven aan je bestandsnamen. Het belangrijkste is het nummeren van je versies, zo kan het bijna niet misgaan wanneer je je bestanden aanlevert. Heb jij nog tips? Laat het ons weten in de comments!