Boekpresentatie organiseren

De perfecte gelegenheid om media-aandacht te genereren

Hoofdstuk 10


Dit hoofdstuk is onderdeel van Boek uitgeven: de complete gratis gids voor uitgeven in eigen beheer.

Boekpresentatie organiseren

Het schrijven van een boek is een proces dat maanden of zelfs jaren van je leven in beslag neemt. Die investering van tijd en energie mag dan wel onzichtbaar zijn voor het publiek, maar is uiteindelijk niet voor niets geweest. Op een gegeven moment is je boek klaar voor publicatie en dat vraagt om een feestje: de boekpresentatie.

Tijdens dit evenement, dat normaal gesproken op of rond de publicatiedatum van je boek plaatsvindt, wordt je boek voor het eerst aan het publiek getoond. Een spannende gebeurtenis, waar heel wat voorbereidingen voor moeten worden getroffen zodat alles op het moment suprême op rolletjes loopt.

Om te voorkomen dat het organiseren van je boekpresentatie je slapeloze nachten bezorgt, hebben we een stappenplan voor je opgesteld dat je hierbij zal helpen. Er is namelijk ontzettend veel om over na te denken: je moet een geschikte locatie zien te vinden, je moet voor hapjes, drankjes en aankleding zorgen en je moet bepalen wie je allemaal uitnodigt. En dan is er nog de boekpresentatie zelf.

Stap voor stap naar een fantastische boekpresentatie

Het klinkt nu misschien alsof je een onmogelijke hoeveelheid werk moet verzetten, maar maak je geen zorgen; dat valt gelukkig mee. Zolang je op tijd begint en genoeg speelruimte incalculeert, kan er weinig misgaan en zul je merken dat het organiseren van een boekpresentatie vooral hartstikke leuk is!

Misschien vraag je je af of – en zo ja, waarom – een boekpresentatie überhaupt de moeite waard is. Natuurlijk is het aan jou om te bepalen of je een boekpresentatie organiseert, maar het valt niet te ontkennen dat een boekpresentatie de perfecte gelegenheid is om media-aandacht te genereren.

Door pers uit te nodigen voor je boekpresentatie, vergroot je de kans dat er over je boek wordt gepraat en daardoor wordt het aannemelijker dat je boek zijn weg naar je doelgroep vindt. Als je geluk hebt, levert dit je hordes nieuwe fans op – die op hun beurt weer voor nog meer nieuwe fans kunnen zorgen – en geeft dit je carrière een enorme oppepper.

Probeer je boekpresentatie nieuwswaardig te maken, zodat de pers een extra reden heeft om aanwezig te zijn. Dit kun je bijvoorbeeld doen door een bijzondere locatie uit te kiezen, waar we je zo meer over zullen vertellen.

Onthoud in ieder geval dat je boekpresentatie niet grootschalig hoeft te zijn om een succes te worden. Een groots opgezette presentatie kost meestal namelijk veel geld en het is nog maar de vraag of je dat terugverdient. We adviseren je daarom om wel een boekpresentatie te organiseren, maar om de kosten zo laag mogelijk te houden.

De ultieme boekpresentatie organiseren doe je zo.

Stap 1: Locatie zoeken

Stap 1: Locatie zoeken

Het organiseren van een boekpresentatie begint met het zoeken én vinden van een geschikte locatie. De locatie is bepalend voor bijna alle andere keuzes die je met betrekking tot je boekpresentatie moet maken en daarom is het verstandig om zo vroeg mogelijk met zoeken te beginnen.

Start in ieder geval acht weken van tevoren en als het even kan nog eerder. De perfecte locatie is voor iedere auteur anders en is onder andere afhankelijk van het onderwerp van je boek, van je eigen voorkeuren en van externe factoren, zoals de tijd van het jaar. Je kunt je boekpresentatie bijvoorbeeld thuis organiseren, maar ook in een bibliotheek, in een boekhandel, in een café of in een andere openbare ruimte.

Het zou het mooist zijn als je boekpresentatie plaatsvindt op een locatie die voorkomt in je boek of die op een andere manier met het onderwerp van je boek te maken heeft. Speelt je boek zich af in de Middeleeuwen? Onderzoek dan of het mogelijk is om je boekpresentatie in een kasteel te organiseren. Heb je een kookboek geschreven? Huur dan een restaurant af en organiseer aansluitend een persdiner, waarbij de pers de beste gerechten uit je boek krijgt voorgeschoteld.

Iedere locatie heeft zo zijn eigen voor- en nadelen en het is verstandig om die op een rijtje te zetten voordat je een definitieve keuze maakt. Wat het organiseren van je boekpresentatie in een bibliotheek of boekhandel aantrekkelijk maakt, is dat zij vaak zelf persberichten versturen die zij kunnen inzetten om meer publiek te trekken. Waarschijnlijk hebben zij zelf ook belang bij het faciliteren van je boekpresentatie vanwege de verwachte opkomst. Wie weet houden zij hier zelfs nieuwe klanten aan over.

Een ander voordeel van het organiseren van je boekpresentatie in een boekhandel, is dat je gebruik kunt maken van de goede naam van dit bedrijf. Lokale media zijn eerder geneigd om je boekpresentatie bij te wonen als deze verbonden is aan een bekende boekhandel, omdat zij het idee hebben dat dit iets zegt over de professionaliteit van het evenement.

Het grootste nadeel van het organiseren van je boekpresentatie in een bibliotheek of boekhandel of op een andere openbare locatie, is dat je gebonden bent aan andermans regels, ruimte en agenda.

Wanneer je eenmaal een geschikte locatie hebt gevonden, is het tijd om contact op te nemen met de eigenaar. Het is een goed idee om even langs te gaan met je persmap, zodat je persoonlijk je verhaal kunt doen en zodat de eigenaar meteen weet met wie hij of zij te maken heeft.

Je boek presenteren bij een boekhandelLeg uit dat je een boek hebt geschreven dat je graag op de locatie van jouw keuze wilt presenteren en vertel ook wat dit de eigenaar oplevert. Dit is meestal publiciteit en bijna nooit geld, omdat je de locatie het liefst kosteloos wilt kunnen gebruiken.

Zodra de eigenaar akkoord is gegaan, moeten er duidelijke afspraken worden gemaakt. Leg vast of er entreegeld moet worden betaald, of er na afloop boeken mogen worden verkocht en wie waar verantwoordelijk voor is. Zolang je ervan uitgaat dat je zelf het meeste werk moet doen en dat de eigenaar geen tijd heeft om je te helpen, kan het alleen maar meevallen.

Stap 2: Datum en tijdstip prikken

De tweede stap is het prikken van een datum en tijdstip. Zodra je een locatie hebt gevonden, kun je dit in overleg met de eigenaar doen.

De presentatie van een boek vindt normaal gesproken plaats op of rond de publicatiedatum. Zorg er in ieder geval voor dat je boek leverbaar is en dat er voldoende exemplaren op voorraad zijn op de locatie van je boekpresentatie, zodat je deze na afloop kunt signeren en verkopen.

Denk er goed over na of je je boek doordeweeks of in het weekend wilt presenteren. In het weekend zijn er over het algemeen meer mensen vrij en dus beschikbaar, maar daardoor loop je ook het risico dat er minder pers aanwezig is.

Als je je boek het liefst doordeweeks presenteert, kun je dit het best aan het einde van de middag of ’s avonds doen, omdat de opkomst dan waarschijnlijk het grootst is. Je bent natuurlijk ook gebonden aan de openingstijden van de uitgekozen locatie, dus vergeet niet om daar rekening mee te houden.

Stap 3: Hapjes, drankjes en aankleding regelen

Stap 3: Hapjes, drankjes en aankleding regelen

Zodra je een locatie hebt gevonden en de datum en het tijdstip van je boekpresentatie bekend zijn, is het tijd voor de derde stap: het regelen van hapjes, drankjes en aankleding.

Overleg met de eigenaar van je locatie wie er verantwoordelijk is voor de hapjes en drankjes of schakel een cateraar in als de locatie van je keuze niet de benodigde voorzieningen heeft. Spreek ook af hoeveel drankjes er op jouw kosten worden geschonken en welke hapjes er worden geserveerd.

Heb je een kookboek geschreven of komen er speciale etenswaren in je boek voor, zoals de chocokikkers en het boterbier uit de Harry Potter-serie? Verras het publiek dan met een gerecht uit je boek, zolang dat niet te duur wordt. Hapjes en drankjes vormen namelijk al een grote kostenpost, dus bespaar waar mogelijk. Dit kun je bijvoorbeeld doen door schaaltjes met verschillende soorten zoutjes neer te zetten of door goedkope bubbeltjeswijn in champagneglazen te serveren. De kans is groot dat niemand het verschil zal merken en het ziet er ook nog eens feestelijk uit!

Om de kosten te drukken, kun je ook op zoek gaan naar sponsoren. Misschien wil de lokale banketbakker wel petitfourtjes voor je maken in ruil voor promotie. Als je slim bent, vraag je familieleden, vrienden of kennissen om te helpen in de bediening. Dat is niet alleen gezellig, maar het zorgt er ook voor dat jij je kunt focussen op je boekpresentatie zelf.

De aankleding van je locatie moet natuurlijk ook in orde zijn. Niemand wil een boekpresentatie bijwonen in een troosteloze ruimte die doet denken aan een ziekenhuis, dus doe je best om een gezellige sfeer te creëren die ervoor zorgt dat mensen zich welkom voelen. Je kunt de ruimte bijvoorbeeld inrichten in de stijl van je boek of je kunt een ander thema gebruiken waarvan je verwacht dat het de doelgroep van je boek zal aanspreken.

Geef in ieder geval niet te veel geld uit aan de aankleding van je locatie en onthoud dat je met een paar boeketten en sfeerverlichting al een heel eind komt. Sommige cateraars kunnen de aankleding ook geheel of gedeeltelijk voor hun rekening nemen. Normaal gesproken regelen zij glazen, borden en bestek, maar in overleg kunnen de meesten van hen ook voor bijvoorbeeld tafelkleden en tafellopers zorgen.

Als je ervoor wilt zorgen dat je boekpresentatie nog professioneler overkomt, kun je een spandoek laten drukken dat je boven de ingang ophangt of een banner die je naast de signeertafel neerzet. Leg ook een intekenlijst neer, zodat degenen die geen boek hebben kunnen bemachtigen hun naam en adres kunnen achterlaten en een boek krijgen thuisgestuurd. Laat hen zo mogelijk ter plekke betalen en zorg voor voldoende wisselgeld.

Leg je boekpresentatie vast in foto’s of op videoHet is een goed idee om je boekpresentatie te laten vastleggen in foto’s of op video. Dat zorgt er niet alleen voor dat je een bijzonder aandenken aan een memorabele dag hebt, maar het levert je ook materiaal op dat je kunt gebruiken bij de promotie van je boek.

Foto’s kun je na afloop op je website plaatsen, verspreiden via je socialmediakanalen en aan je persmap toevoegen. Voor een video geldt hetzelfde en deze kun je ook naar je mailinglijst versturen. Huur daarom op tijd een fotograaf of cameraman in of vraag een familielid, vriend of kennis die hier ervaring mee heeft om hulp.

Aangezien het wel even kan duren voordat je alles rond hebt, adviseren we je om op tijd met het regelen van hapjes, drankjes en aankleding te beginnen. Als je hier ongeveer zes weken voordat je boekpresentatie plaatsvindt mee aan de slag gaat, voorkom je dat je later in de problemen komt.

Stap 4: Gastenlijst opstellen

Stap 4: Gastenlijst opstellen

Met het opstellen van een gastenlijst moet je ongeveer vijf weken van tevoren beginnen. Stel jezelf de vraag wie je wilt uitnodigen en waarom. Nodig niet alleen familieleden, vrienden, buren, collega’s en andere kennissen uit, maar bekijk het ook vanuit zakelijk oogpunt door na te gaan welke mensen iets voor je boek kunnen betekenen.

Breng je boekpresentatie onder de aandacht bij de pers en via je sociale netwerken. Maak, als je lid bent van Facebook, een evenement aan waar mensen zich voor kunnen aanmelden. Onderschat de invloed van je eigen kennissenkring niet, want het zou zomaar kunnen dat het nieuws over je boekpresentatie via via bij de hoofdredacteur van een bekende krant of bij een verslaggever van een televisieprogramma terechtkomt.

Het kan geen kwaad om veel mensen uit te nodigen, want de kans dat iedereen komt opdagen is klein. Maak het alleen niet te gek, want je wilt ook niet het risico lopen dat je locatie de toestroom van publiek niet aankan.

Vergeet ook niet om degenen uit te nodigen die een bijdrage aan je boek hebben geleverd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan geïnterviewden, redacteurs, illustratoren en vormgevers.

Nodig ook een eregast uit om het eerste exemplaar van je boek in ontvangst te nemen. Meestal is dit iemand die belangrijk voor je is geweest tijdens het schrijfproces of iemand die je heeft geïnspireerd. Dit kan dus zowel een dierbare vriend of een familielid zijn als een bekende Nederlander die met het onderwerp van je boek te maken heeft.

Het is ook een goed idee om een bekende collega-auteur uit te nodigen of een artiest die een nummer zingt over het thema van je boek. Een bijkomend voordeel van het uitnodigen van een bekende Nederlander is dat zijn of haar aanwezigheid je meer publiciteit kan opleveren en dat je hierdoor waarschijnlijk meer publiek trekt.

Bekende Nederlanders draven niet voor elk klusje op – zeker niet als zij hier niets aan overhouden – dus houd er rekening mee dat degene waar jij je zinnen op hebt gezet niet bereid is om te komen. Daarom is het een goed idee om ruim op tijd te beginnen met zoeken en om een lijstje op te stellen met mensen van wie jij denkt dat zij zich verbonden voelen met het onderwerp van je boek. Zorg voor verschillende opties en denk ook aan lokale of regionale beroemdheden, zoals de burgemeester van je woonplaats of de eigenaar van de boekhandel waar je je boekpresentatie organiseert.

Stap 5: Uitnodigingen maken en versturen

Stap 5: Uitnodigingen maken en versturen

Het volgende dat je moet doen, is het (laten) maken van uitnodigingen en het versturen daarvan. Bepaal eerst of je de uitnodigingen per post of per e-mail gaat versturen en laat dit afhangen van twee factoren: de beschikbare tijd en de contactgegevens die je hebt.

Heb je niet de adresgegevens, maar wel de e-mailadressen van de mensen op je gastenlijst, dan ligt het voor de hand om hen per e-mail uit te nodigen. Dit is ook de beste optie wanneer je weinig tijd hebt, aangezien je de uitnodigingen ook nog moet laten drukken als je van plan bent om deze per post te versturen.

Heb je geen haast, dan kun je de uitnodigingen beter per post versturen, omdat de kans dat je uitnodiging over het hoofd wordt gezien dan kleiner is. Bovendien komt dit persoonlijker over en kun je meer kanten op met de vormgeving, omdat je bijvoorbeeld ook de papiersoort kunt afstemmen op je boek.

Reken ongeveer twee weken voor het ontwerpen en eventueel voor het laten drukken van de uitnodigingen en ga daar vijf weken voor je boekpresentatie mee aan de slag, zodat de uitnodigingen drie weken van tevoren verstuurd kunnen worden. Doe je dit eerder, dan loop je het risico dat je weinig reacties krijgt, omdat de datum dan te ver in de toekomst ligt. Als je de uitnodigingen later verstuurt, is de kans groot dat de genodigden niet meer in hun agenda kunnen schuiven en daardoor niet aanwezig kunnen zijn.

Het is heel belangrijk dat de uitnodigingen er professioneel uitzien, dus als je niet goed overweg kunt met computerprogramma’s als Adobe Photoshop en Adobe InDesign kun je het vormgeven van de uitnodigingen beter aan iemand anders overlaten. Vraag degene die je cover heeft ontworpen hier bijvoorbeeld voor, zodat je zeker weet dat de uitnodigingen qua stijl bij je boek passen.

Het spreekt voor zich dat je in ieder geval de locatie, de datum en het tijdstip van je boekpresentatie in de uitnodigingen moet vermelden. Het is ook gebruikelijk om de genodigden te laten weten wat hen te wachten staat, door een korte introductietekst in de uitnodigingen op te nemen en eventueel een programma.

Als je slim bent, vraag je hen om uiterlijk een week van te voren aan te geven of zij aanwezig zijn. Dan weet je hoeveel bezoekers je ongeveer kunt verwachten en of je inschatting van de hoeveelheid hapjes en drankjes klopte. Gebruik een Excel-bestand om bij te houden van wie je een reactie hebt ontvangen en van wie niet en stuur degenen die een week voor aanvang nog niet hebben gereageerd een herinnering.

Is het je gelukt om een bekende Nederlander of een andere beroemdheid voor je boekpresentatie te strikken? Vergeet zijn of haar komst dan niet aan te kondigen.

Een voorbeeld van een uitnodigingZorg ook voor een element dat de lezer nieuwsgierig maakt. Vertel de genodigden bijvoorbeeld dat er tijdens je boekpresentatie een geheim bekend zal worden gemaakt of maak hen lekker met een goodiebag. Als dit laatste je een goed idee lijkt, kun je op zoek gaan naar sponsoren die hier gratis producten voor willen leveren.

Helaas is het niet mogelijk om degenen die je boekpresentatie bezoeken korting op je boek te geven, omdat dit in strijd is met de ‘wet op de vaste boekenprijs’. Wat je wel kunt doen, is de prijs van je boek als entreegeld vragen en je boek vervolgens ‘gratis’ weggeven.

Heb je nog geen beeld bij zo’n uitnodiging of kun je wel wat inspiratie gebruiken? Dan vind je hiernaast een voorbeeld van een (fictieve) uitnodiging voor de boekpresentatie van het boek ‘Thailand voor beginners’.

Stap 6: Pers op de hoogte brengen

Zodra de uitnodigingen voor je boekpresentatie klaar zijn, is het aan jou om de pers op de hoogte te brengen. De pers kan er niet alleen voor zorgen dat je boek bekender wordt bij het grote publiek, maar kan je boekpresentatie ook meer publiciteit geven en zo voor een grotere opkomst zorgen.

Je kunt de pers dus uitnodigen voor je boekpresentatie en vragen om naar aanleiding daarvan over je boek te schrijven, maar je kunt de pers ook vragen om een artikel te schrijven ter promotie van je boekpresentatie zelf.

Lokale en regionale media zijn meestal eerder geneigd om een boekpresentatie bij te wonen dan landelijke media – tenzij het boek al eerder in de publiciteit is geweest – dus houd daar rekening mee bij het uitnodigen van media. Nodig hen op dezelfde manier uit als de andere mensen op je gastenlijst of stuur hen een e-mail met het persbericht en de persmap van je boek en voeg je uitnodiging daar als bijlage aan toe.

Deel je persmap op je boekpresentatie uit of zorg voor een aantal exemplaren om de aanwezige pers mee te geven als daar om gevraagd wordt. Je kunt eventueel ook promotie voor je boekpresentatie maken door flyers of posters te laten drukken en te verspreiden.

Stap 7: Presentatie oefenen

Stap 7: Presentatie oefenen

Heb je alle noodzakelijke voorbereidingen getroffen? Dan kun je aan de slag met het oefenen van je presentatie. Waarschijnlijk kun je zelf het best inschatten hoeveel tijd je hiervoor nodig hebt, maar als je hier ongeveer twee weken voor uittrekt, hoef je je in ieder geval niet te haasten.

Word je tijdens je boekpresentatie geïnterviewd? Neem dan met degene die dit interview zal afnemen door wat hij of zij je zal gaan vragen, zodat je je hierop kunt voorbereiden. Bereid ook voor wat je zelf wilt gaan vertellen. Ga je het alleen over de totstandkoming van je nieuwe boek hebben of bijvoorbeeld ook over je eerdere werk of je toekomstplannen?

Zet een aantal steekwoorden op papier en oefen je presentatie aan de hand daarvan zo vaak mogelijk, het liefst dagelijks. Dit kun je voor de spiegel doen, zodat je je presentatie zelf kunt finetunen, maar bijvoorbeeld ook voor een klein publiek, zodat je aan de aanwezigheid van toehoorders kunt wennen.

Draai je je hand niet om voor het geven van een presentatie? Dan kun je er ook bewust voor kiezen om je presentatie niet voor te bereiden en om te improviseren. Het voordeel hiervan is dat je presentatie niet ingestudeerd klinkt, maar als je je presentatie niet oefent, weet je ook niet hoelang hij duurt en of je genoeg tekst hebt.

Stap 8: Boek presenteren

Als je alle vorige stappen succesvol hebt doorlopen, ben je klaar voor de presentatie van je boek. Gefeliciteerd! Probeer je zenuwen op de dag van je boekpresentatie de baas te blijven en ga er vol enthousiasme tegenaan, dan is de kans groot dat je inspanningen zich uitbetalen in meer publiciteit, hogere verkopen en nieuwe fans.

Als je vriendelijk bent en de aanwezigen respectvol behandelt, krijgen zij een positieve indruk van jou en wordt de psychologische drempel om je boek aan te schaffen lager. Stel jezelf dankbaar op en spreek je waardering uit voor de aanwezigheid van het publiek, want de meeste aanwezigen zijn speciaal voor jou gekomen. Bovendien weet je nooit met wie je te maken hebt. Die ene persoon die je nog nooit hebt gezien, kan zomaar een bekende blogger, criticus, recensent of redacteur zijn of je volgende nummer één fan!

Het is aan jou om te bepalen hoe lang je boekpresentatie duurt, maar houd in je achterhoofd dat de aandachtsspanne van de gemiddelde mens kort is. Houd je boekpresentatie kort en bondig en voeg een vleugje humor toe om het geheel wat luchtiger te maken.

Het formele gedeelte – dus de presentatie van je boek en de uitreiking van het eerste exemplaar – duurt bij voorkeur niet langer dan een half uur, want anders gaat het publiek zich vervelen. Vindt er na afloop van je boekpresentatie een signeersessie plaats? Trek daar dan ongeveer een uur voor uit.

Om je een idee te geven van het mogelijke verloop van een boekpresentatie, hebben we een voorbeeld van een programma gemaakt.

  • 17:00 – 17:30 uur: Deuren open. Inloop en ontvangst met koffie en thee. Zorg ervoor dat je aanwezig bent om je gasten te begroeten en om een praatje met hen te maken. Verlaat de ruimte tien minuten van tevoren om jezelf voor te bereiden.
  • 17:30 – 17:40 uur: Speech eregast. Hij of zij heet de gasten welkom, doet het voorwoord, vertelt een grappige anekdote en interviewt jou over je boek.
  • 17:40 – 17:50 uur: Speech auteur. Geef je gasten een exclusief kijkje achter de schermen door hen te vertellen over het ontstaan van het idee voor je boek, over het schrijfproces en over je persoonlijke eigenaardigheden.
  • 17:50 – 17:55 uur: Fragment uit boek voorlezen (optioneel).
  • 17:55 – 18:00 uur: Uitreiking eerste exemplaar aan eregast. Bedank de aanwezigen – en de pers in het bijzonder – voor hun komst.
  • 18:00 – 19:00 uur: Borrel en eventueel signeersessie. Geef je gasten de gelegenheid om je boek aan te schaffen en sta de pers te woord.

Het zal je niet verbazen dat het organiseren van een boekpresentatie niet de enige manier is om je boek in de schijnwerpers te zetten. Wat dat betreft zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Denk bijvoorbeeld ook eens aan het organiseren van aparte signeersessies, aan het op touw zetten van een voorleesmiddag in de plaatselijke bibliotheek of aan optreden in een literair café of tijdens een boekenbeurs of dichtfestival. Aan mogelijkheden geen gebrek!


Zoals bij ieder hoofdstuk kun je hieronder vragen stellen. Geen vraag is ons te gek en we reageren snel. Wil je het liever privé houden, dan bieden we alle denkbare contactmogelijkheden aan. Zelfs contact via WhatsApp is mogelijk!


Vind je deze informatie waardevol?

Beloon ons dan met een link of deel deze pagina! Alvast bedankt!

144 shares
×

Bestand downloaden

Vul hieronder je voornaam en e-mailadres in. Wij mailen je dan de link naar de downloadpagina. Op de downloadpagina kun je het bestand van jouw keuze direct downloaden.

Verplicht veld
E-mailadres Voer een geldig e-mailadres in
Je gegevens zijn veilig en worden nooit aan derden verstrekt, ook wij houden niet van spam!
Copyright © 2006-2017 Pumbo.nl BV    Thuiswinkel Waarborg Thuiswinkel Waarborg